bexio zu verbinden ist kein einmaliger Import — es ist ein laufender Sync, der Ihr Board und Ihre Buchhaltung dieselbe Geschichte erzählen lässt. Dieser Artikel erklärt die Regeln dahinter — denn die meisten «warum ist X (nicht) passiert?»-Fragen sind eine dieser Regeln, die genau wie vorgesehen arbeitet.
Was synchronisiert wird, und wie oft
Alle paar Stunden holt Mastro Ihre bexio-Kontakte, Offerten und Rechnungen. Kontakte landen in Ihrer Kontaktliste mit bexio als Quelle; Offerten und Rechnungen hängen sich an Projekte auf dem Board. Es geht auch in die andere Richtung: In Mastro abgeschlossene Offerten werden in bexio abgelegt, und Anzahlungsrechnungen werden dort erstellt, wenn eine signierte Offerte eine verlangt.
«Noch nichts passiert» heisst meist: der nächste Lauf kommt erst.
Rechnungen falten sich in den Auftrag — sie werden keine neuen Karten
Eine Rechnung gehört zum Auftrag, den sie verrechnet. Der Sync ordnet jede Rechnung dem Projekt ihrer Offerte zu und faltet sie hinein — das Projekt wandert auf Verrechnet und trägt das Zahlungs-Badge. Sie bekommen nie eine zweite Karte für denselben Auftrag, nur weil der Papierkram aus zwei Dokumenten besteht.
Entwürfe zählen nicht
Eine Rechnung im Entwurf wird übersprungen, wie eine stornierte. Nur eine tatsächlich gestellte Rechnung bewegt einen Auftrag — vorbereiteter Papierkram in bexio lässt das Board also nie behaupten, etwas sei verrechnet, das es nicht ist.
Der erste Import ist bewusst bescheiden
Beim ersten Verbinden holt Mastro Dokumente, die in den letzten 30 Tagen bewegt wurden — Ihre laufende Arbeit, nicht Ihr Archiv. Dazu läuft einmalig etwas Hygiene, damit das Board sauber startet: bereits bezahlte Arbeit wird als archiviert abgelegt, und Offerten, die über 45 Tage unbeantwortet liegen, werden als verloren markiert, statt sich als lebendige Geschäfte auszugeben. Nach diesem ersten Import deckt jeder Sync den vollen Bestand ab.
Ihre Änderungen gewinnen
Der Sync ist nicht-destruktiv. Ein Projekt, das Sie in Mastro angefasst haben — umbenannt, verschoben, bearbeitet — wird nie von bexio-Daten überschrieben. Wo die beiden je auseinanderliegen, gilt, was Sie von Hand gemacht haben.
Wenn etwas komisch aussieht
Geben Sie ihm erst ein paar Stunden — der Sync läuft nach Zeitplan, nicht sofort. Ist ein Verbindungsproblem die Ursache, sagt es die bexio-Karte unter Einstellungen → Verbindungen: siehe Verbindungsprobleme beheben.